Uma tabela dinâmica é basicamente uma forma de extrair dados e apresentá-los em um formato legível. As tabelas dinâmicas são uma ótima maneira de interrogar dados e criar tabelas de informações que podem ser atualizadas quando os dados brutos são alterados!
Exemplo de trabalho: você precisa de uma tabela que mostra o seguinte:
- Quantas posições (FTE real) você tem no total
- Dividido por título de posição
- Dividido por status de emprego (permanente / temporário / casual)
Depois de ter os dados brutos, você cria a tabela dinâmica em seus dados brutos:
- Na barra de ferramentas, selecione Dados> Tabela Dinâmica e Relatório de Gráfico Dinâmico…
- Clique Próximo
- Verifique se os dados que você deseja incluir na tabela dinâmica estão destacados no Faixa
- Clique Próximo
- Se você quiser que sua tabela dinâmica apareça em uma nova planilha (guia), clique em Concluir. Caso contrário, se desejar que apareça na mesma planilha (ou seja - abaixo dos dados), clique em Planilha existente e selecione a primeira célula após os dados e clique em Concluir
O esqueleto da tabela dinâmica deve aparecer.
Se a Lista de Campos da Tabela Dinâmica (mostrada à direita, acima) não estiver à vista, você precisará abri-la:
- Clique com o botão direito na barra de ferramentas (em qualquer lugar no quadrado abaixo):
- Selecione Tabela Dinâmica.
- Clique Mostrar Lista de Campos
- Os campos agora devem estar visíveis e você pode arrastar a caixa para a direita para travá-la no lugar.
- Arraste os seguintes campos para as áreas: ÁREA DO FILTRO OCULTO: Nenhum
ÁREA SEPARADORA DE COLUNAS: tipo de posição
ÁREA SEPARADORA DE LINHA: Título de posição
ÁREA DE DADOS DE BASE: FTE real
- Para alterar o campo base para uma soma, clique com o botão direito do mouse no campo (circulado abaixo):
Selecione Configurações de campo …
Selecione Soma.
Clique Número…
Selecione Número e 2 casas decimais em seguida, clique em OK.
Os dados devem ter mudado para decimais.
- Para reordenar as colunas Tipo de posição: Clique com o botão direito Casual> Pedido> Mover para o fim
Agora você tem sua tabela finalizada com as colunas em ordem de Permanente, Temporário, Casual.
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A próxima etapa é arrastar os campos necessários para as áreas da tabela para criar a tabela. A estrutura da tabela dinâmica é a seguinte:
Uso típico das áreas:
ÁREA DE FILTRO OCULTA: Filtro de posições financiadas recorrentemente
ÁREA SEPARADORA DE COLUNAS: Tipo de Cargo, Tipo de Emprego, Base de Emprego, Classificação
ÁREA SEPARADORA DE LINHA: Unidades organizacionais, locais, títulos de cargos
ÁREA DE DADOS DE BASE: Headcounts, FTE’s
A tabela dinâmica deve ser semelhante a esta:
Observe que os dados básicos foram padronizados para “Contagem de FTE real”. Isso significa que cada posição foi contada como 1 irrelevante do valor FTE. Se o campo base fosse Número de funcionários, isso estaria correto (já que todos os valores seriam 1), no entanto, são valores FTE e exigem uma soma, não uma contagem.
Nestes dois tutoriais (duas partes), você aprenderá algumas dicas interessantes sobre tabelas dinâmicas:
1) Para preencher os valores vazios com zeros:Clique com o botão direito no campo de dados de base (circulado abaixo)
Selecione Opções de mesa … Digite 0 nas células vazias, mostre (circulado abaixo)
Clique OK.
A tabela dinâmica agora deveria ter substituído os espaços em branco por zeros.
2) Para ocultar a coluna Totais:
Clique com o botão direito no campo de dados de base ("Soma do FTE real" mostrado acima)
Selecione Opções de mesa … Desmarque Total geral para linhas (circulado abaixo)
A coluna de totais agora deve ter sido removida.
3) Para adicionar um filtro oculto à tabela dinâmica:Arraste o campo que contém o filtro para a área de filtro de dados ocultos (ou seja, nível de unidade organizacional 04)
Clique na seta para baixo para selecionar o filtro da unidade organizacional. Selecione o filtro necessário (ou seja - Esporte e Recreação)
A tabela dinâmica agora mostra apenas as posições no nível 04 da unidade organizacional, Esporte e Recreação.
4) Para mostrar apenas os títulos de posição selecionados:
Clique na seta para baixo para selecionar o Título de posição filtro
Para tornar a seleção mais fácil, arraste a lista para fora de forma que mais posições fiquem visíveis
Se houver muitos valores na lista e você quiser apenas alguns, comece desmarcando Mostre tudo (mostrado abaixo) para desmarcar todos os valores
Selecione as posições que deseja mostrar na tabela. (ou seja, atletas e gerentes)
Clique OK
A tabela dinâmica agora deve conter apenas atletas e gerentes.
5) Para mostrar as porcentagens do tipo de posição para cada posição:
Clique com o botão direito do mouse no campo de dados de base (neste caso, "Soma do FTE real")
Selecione Configurações de campo …
Clique Opções>>
Selecione % de linha para Mostrar dados como
Clique OK.
Observação: Nesta lista, também existem opções para % de coluna e % Do total com o último sendo muito útil.
A tabela dinâmica agora mostra porcentagens, mas pode haver valores de erro para as linhas que não têm posições (já que você não pode dividir por zero!).
6) Para remover erros da tabela dinâmica:Clique com o botão direito do mouse no campo de dados de base (neste caso, "Soma do FTE real")
Selecione Opções de mesa …
Digitar 0 no Para valores de erro, mostre caixa
Clique OK.
Todos os erros agora devem ser substituídos por zeros.
